Cómo hacer el registro horario para cumplir con la normativa española

Este mes se cumplen cinco años desde que entró en vigor la obligación de registrar la jornada laboral en las empresas españolas. No obstante, se siguen produciendo numerosas infracciones y el Ministerio de Trabajo ha asegurado que aumentará las multas con las que se sanciona este tipo de conductas. En este artículo te vamos a explicar cómo se debe realizar de forma adecuada el registro horario. ¡Atento/a!

¿En qué consiste el registro horario?

En 2019 se publicó en el BOE el Real Decreto-ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo; según este decreto, cada empleado debía indicar el horario de entrada y salida en el trabajo, además de todas las horas extra que realizaba y los descansos que hacía (por ejemplo, en el caso de una jornada partida o de los descansos para comer).

El objetivo de esta medida era asegurar el cumplimiento de los horarios que figuran en el contrato, tanto por la empresa como por el propio trabajador. En el momento en que salió el decreto, el Ministerio de Trabajo y Economía Social publicó esta guía sobre el registro horario, resolviendo algunas dudas frecuentes.

¿Quiénes deben realizar este registro horario?

De manera general, deben realizar el registro de la jornada todos los trabajadores por cuenta ajena, excepto los mandos de alta dirección; los autónomos no están obligados a realizar este registro. Para el control horario no importa la jornada que se tenga ni el tipo de contrato que se haya firmado.

¿De qué forma debo llevar a cabo el registro horario?

El registro horario se puede realizar de la forma que la empresa considere más efectiva, teniendo en cuenta las necesidades y particularidades del trabajo que se desarrolla. Se puede hacer en papel, desde un móvil, con tarjetas de control de acceso, con un software en el ordenador, con un código QR… Por ahora casi cualquier sistema es válido, siempre que se asegure que la información es fiable, segura e inmodificable a posteriori. El único método que no es válido es el fichaje con huella dactilar, como te explicamos en este artículo.

Por otro lado, las empresas tienen la obligación de implementar estos sistemas, y de informar a sus trabajadores sobre cómo se utilizan y la forma adecuada de realizar el registro. Además, los empresarios están obligados a guardar esta información durante cuatro años, ya que te la podrían solicitar en una inspección de trabajo, o te la podría pedir el trabajador o un sindicato llegado el caso.

Infracciones y multas

Para que te hagas una idea, según los últimos datos de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, en 2023 se produjo un incremento del 45% en las multas a los negocios por incumplir el registro horario obligatorio. La multa media superó los 1.000€ y, en total, los inspectores pusieron sanciones ¡por un total de 15 millones y medio de euros!

Los inspectores se encontraron todo tipo de infracciones: trabajadores que habían rellenado las fichas el mismo día de la inspección, firmas de horarios que no coincidían con las jornadas que efectivamente se habían realizado o que eran exactamente iguales todos los días, empleadores que habían modificado el registro de sus empleados… Todo por no compensar o pagar las horas extra, o por camuflar abusos laborales. Las multas van desde los 715 euros hasta los 7.500€, y la ministra de Trabajo, Yolanda Díaz ha anunciado que las cuantías van a ser más elevadas a partir de ahora.  

Como asociación empresarial, estaremos atentos a los cambios en la normativa para informarte cuando estos se produzcan. ¡Suscríbete a nuestra newsletter para seguir al día de toda la actualidad del sector Horeca!